Privacybeleid | Five Star Escape Tunis

1. Wie verantwoordelijk is

Five Star Escape wordt geëxploiteerd door Adoudi, een eenmanszaak die bij de Kamer van Koophandel (KvK) is ingeschreven onder nummer 75097346 en gevestigd is in Dordrecht. Adoudi is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven. Het appartement dat wij verhuren, ligt in Galaxy Residence / Doret El Menzah 9C, Tunis, Tunesië. Wij zijn bereikbaar op info@fivestarescape.org.

Dit privacybeleid geldt voor de persoonsgegevens die wij verwerken via fivestarescape.org, via het gastenportaal dat de gast vóór aankomst gebruikt en in de administratie van het verblijf — ook voor reserveringen die ons via Booking.com, Airbnb of een ander boekingsplatform bereiken.

2. Boekingsgegevens

Om de reservering aan te maken en te beheren verwerken wij de naam, de contactgegevens, de verblijfsdata, het aantal gasten, de gekozen extra's en de betaalstatus. Concreet gaat het om:

de naam van de gast en de contactgegevens die hij of zij aanlevert: het e-mailadres en, als dat wordt opgegeven, het telefoon- of WhatsApp-nummer;
de taal waarin de gast geholpen wil worden;
de aankomst- en vertrekdatum, het aantal nachten en het aantal gasten;
de gekozen extra's en diensten, en een eventuele opmerking bij de boeking;
het totaalbedrag, de betaalstatus van de reservering en de korte boekingsreferentie (FSE-YYYY-NNNN) die wij in e-mails en op de betaalpagina gebruiken;
het boekingsplatform waar de reservering vandaan komt, met het reserveringsnummer van dat platform als het dat meegeeft.

Deze gegevens hebben wij nodig om de reserveringsovereenkomst uit te voeren: de data bevestigen, het betaalverzoek en de check-ininformatie versturen, en vragen over het verblijf beantwoorden.

Wanneer de gast het gastenportaal gebruikt, leggen wij vast wanneer het voor het eerst en voor het laatst is geopend, hoe vaak het is geopend, wanneer de toegangsgegevens van het appartement voor het eerst in beeld kwamen en wanneer het Welcome Book is gedownload. Wij gebruiken dit alleen om te weten of de aankomstinformatie de gast heeft bereikt, zodat wij de gast anders op een andere manier kunnen benaderen. Wij leggen hiervoor geen IP-adres en geen apparaatgegevens vast. Deze momenten worden bij de reservering bewaard en samen met de andere persoonsgegevens gewist.

Een reservering die via een boekingsplatform binnenkomt, nemen wij soms over in onze eigen administratie vanaf een schermafbeelding van de reserveringspagina van dat platform. De host uploadt die schermafbeelding en een AI-dienst leest de velden eruit: de naam van de gast, het e-mailadres en het telefoonnummer zoals het platform ze toont, het aantal gasten, de verblijfsdata, het bedrag en alle overige tekst die op het beeld leesbaar is. De schermafbeelding zelf wordt niet bewaard — alleen de tekst die eruit is gelezen, zodat de host het resultaat kan controleren voordat het een reservering wordt.

Dit is een hulpmiddel van de host om een boeking niet te hoeven overtypen; de gast zet het nooit zelf in gang en het draait alleen waar wij het hebben ingesteld. De andere manier om zo'n schermafbeelding te lezen, gewone tekstherkenning, draait volledig in de browser van de host en verstuurt niets naar buiten.

3. Identiteitsdocumenten

Gastenregistratie is wettelijk verplicht bij kort verblijf in Tunesië. Identiteits- of paspoortdocumenten worden via een beveiligd portaal geüpload en bewaard in een afgeschermde opslag die niet publiek bereikbaar is; onze opslagprovider versleutelt de bestanden in rust. Zij worden 30 dagen na het verblijf automatisch verwijderd.

Wij vragen één paspoort of identiteitsbewijs per overnachtende gast en niets daarbuiten. De uploads zijn zichtbaar voor de host en voor de medewerkers die wij uitdrukkelijk hebben gemachtigd om ze te beoordelen, en worden voor geen ander doel gebruikt dan de registratie die de wet voorschrijft.

4. Betaalgegevens

Betalingen lopen via Stripe. Wij zien of bewaren nooit het kaartnummer: Stripe verwerkt de betaling en geeft ons alleen een verwijzing terug — een Stripe-klantverwijzing en een verwijzing naar de betaalmethode — samen met het kaartmerk en de laatste vier cijfers, zodat de gast en wij de geregistreerde kaart herkennen.

Is er een kaart geregistreerd voor het schadebeleid, dan wordt die Stripe-verwijzing binnen 30 dagen na check-out losgekoppeld. Loopt op dat moment nog een gedocumenteerde schadeclaim, dan blijft de verwijzing staan tot die claim is afgewikkeld en wordt zij daarna losgekoppeld.

Niet elke betaling loopt via Stripe. Betaalt de gast op een andere manier — bijvoorbeeld per bankoverschrijving — dan leggen wij bij de reservering vast dat het bedrag handmatig is ontvangen, met het bedrag en de datum. Er komen in dat geval geen kaartgegevens aan te pas.

5. Bewijs van aanvaarding

Bij het aanvaarden van onze algemene voorwaarden leggen wij vast welke versie is aanvaard, het moment van aanvaarding, de taal die daarbij is getoond en de pagina waarop dat is gebeurd. Wij leggen daarbij bewust geen IP-adres vast.

Dit bewijs blijft bij de reservering staan, zodat later aantoonbaar is welke versie van de voorwaarden voor het verblijf gold. De losse aanvaarding van het schadebeleid wordt op dezelfde manier vastgelegd, inclusief de plaats waar die is gegeven.

6. Schadedocumentatie

Stellen wij na het verblijf schade of uitzonderlijke kosten vast, dan documenteren wij de claim voordat er iets wordt afgeschreven: foto's, het inspectieverslag van het schoonmaakteam, beoordelingen van vaklieden, offertes voor herstel en facturen.

De gast ontvangt die onderbouwing altijd eerst per e-mail en heeft 48 uur om te reageren voordat een gedocumenteerd bedrag mag worden afgeschreven. De documentatie blijft bij de reservering staan als onderdeel van de reserveringsadministratie.

7. Beveiligingscamera bij de ingang

Five Star Escape kan bij de ingang van het appartement en de toegangsruimte direct daaromheen een aangekondigde buiten- of deurbelcamera (Ring) inzetten, voor toegangscontrole, veiligheid, onderzoek naar incidenten en bescherming van het appartement. Geen enkele camera van Five Star Escape kijkt mee in de privéwoon- of slaapruimtes binnen. Beelden worden alleen bekeken als daar een concrete veiligheids- of incidentreden voor is, en worden niet langer bewaard dan nodig.

Artikel 17 van onze algemene voorwaarden legt dezelfde regel vast; artikel 9 noemt beelden van de deurbelcamera bij het bewijs dat bij onderzoek naar een incident gebruikt kan worden.

8. Aanvragen en berichten van de gast

Alles wat de gast zelf naar ons stuurt, wordt bij de reservering bewaard: een conciërge- of serviceaanvraag vanuit het gastenportaal, met de datum, het tijdstip, het aantal gasten en de opties die daarbij worden gekozen en de opmerking die eraan wordt toegevoegd, en elke extra die daar wordt besteld.

Correspondentie over het verblijf, per e-mail of WhatsApp, wordt bij diezelfde reservering bewaard, zodat iedereen die meehelpt één geschiedenis ziet in plaats van losse berichten. Het gastenportaal vraagt niet om foto's te uploaden; het enige document dat de gast daar uploadt, is het identiteitsdocument uit sectie 3.

9. Berichten via WhatsApp

Wij benaderen de gast via WhatsApp alleen over het verblijf, op het WhatsApp-nummer dat de gast ons heeft gegeven of dat het boekingsplatform aan ons heeft doorgegeven. Onze berichten komen van ons zakelijke nummer +31 6 85237840, dat wij gebruiken in de WhatsApp Business-app, en de tekst ervan wordt bij de reservering bewaard zoals beschreven in sectie 8.

Wij kunnen dat zakelijke nummer ook koppelen aan het WhatsApp Business Platform van Meta (WhatsApp Ireland Limited), zodat ons reserveringssysteem berichten over het verblijf — zoals de check-ininformatie of een betaalherinnering — vanaf hetzelfde nummer kan versturen. Berichten die ons reserveringssysteem zo verstuurt, gaan alleen naar gasten die ermee hebben ingestemd berichten van Five Star Escape via WhatsApp te ontvangen, bijvoorbeeld door ons daar eerst zelf een bericht te sturen of door dat bij het boeken te bevestigen. Zolang de koppeling actief is, verwerkt Meta namens ons, voor alle berichten tussen de gast en ons zakelijke nummer, het WhatsApp-nummer en de WhatsApp-profielnaam van de gast, de inhoud van de berichten en hun bezorgstatus. Op het gebruik van WhatsApp zelf blijven de eigen voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp van toepassing.

Zolang die koppeling actief is, stuurt Meta onze website bovendien een melding bij elke gebeurtenis op ons zakelijke nummer — bijvoorbeeld dat een bericht is bezorgd of gelezen, dat de gast ons een bericht stuurt, of een kopie van een bericht dat wij in de WhatsApp Business-app typen — en zo'n melding bevat het bericht zelf en de namen en telefoonnummers die erbij horen. Bij het koppelen stuurt Meta eenmalig de bestaande chats en contacten uit de WhatsApp Business-app, omdat Meta dat voor de koppeling vereist, en daarna elke wijziging in die contacten. Onze website controleert of elke melding echt van Meta komt en bewaart daarvan in de logboeken en het auditspoor alleen een korte samenvatting — het soort melding, aantallen, bezorgstatussen, foutcodes en de kenmerken van ons eigen bedrijfsaccount; berichtinhoud, namen en telefoonnummers uit deze meldingen worden niet bewaard.

Om een zakelijk nummer te koppelen, gebruikt onze app "FSE Property Tool" het aanmeldvenster van Meta. Daarbij ontvangt de app van Meta een tijdelijk toegangstoken, dat alleen tijdens het koppelen wordt gebruikt en nooit wordt bewaard, samen met de kenmerken van het WhatsApp-bedrijfsaccount en van het telefoonnummer, het weergegeven nummer, de geverifieerde bedrijfsnaam en of het nummer in de WhatsApp Business-app wordt gebruikt. In ons auditspoor bewaren wij alleen de kenmerken van het account en het nummer, het soort nummer en de uitkomst van het koppelen, om vast te leggen dat en wanneer het nummer is gekoppeld, en wij gebruiken deze gegevens voor niets anders.

Berichten over het verblijf sturen wij omdat ze nodig zijn om de reservering uit te voeren (artikel 6, lid 1, onder b AVG). Het gebruik van WhatsApp als kanaal daarvoor, het koppelen van ons nummer aan het WhatsApp Business Platform en de eenmalige overdracht van bestaande chats en contacten bij het koppelen berusten op ons gerechtvaardigd belang om de communicatie met gasten vanaf één zakelijk nummer te voeren (artikel 6, lid 1, onder f AVG); daartegen kan op elk moment bezwaar worden gemaakt, op de manier hieronder.

Wil de gast liever geen berichten via WhatsApp ontvangen? Eén bericht volstaat — als antwoord in WhatsApp of aan info@fivestarescape.org — en wij nemen dan per e-mail contact op.

10. Serviceaanvragen zonder reservering

Ook zonder bij ons geboekt te hebben kan iemand een conciërgedienst bij ons aanvragen — bijvoorbeeld wanneer het verblijf in het appartement via Booking.com of Airbnb loopt. Voor zo'n aanvraag verwerken wij de naam, het e-mailadres en, als dat wordt opgegeven, het telefoonnummer, samen met de boekingsreferentie en de verblijfsdata die worden ingevuld, de dienst en de opties die worden gekozen, en de vrije tekst die eraan wordt toegevoegd.

Die gegevens gebruiken wij om de aanvraag te beantwoorden en, als de dienst gewenst is, om die te regelen en te leveren. Het formulier heeft een los vakje, nooit vooraf aangevinkt, voor nieuws en aanbiedingen; of dat wordt aangevinkt verandert niets aan de afhandeling van de aanvraag zelf, en die toestemming kan op elk moment worden ingetrokken. Aanvragen die aan geen enkele reservering gekoppeld raken, worden verwijderd volgens de termijnen hieronder.

11. Gastenreviews

Na het verblijf kunnen wij de gast uitnodigen om een review te schrijven. Het formulier vraagt om het land, een titel en de tekst van de review, een totaalcijfer en losse cijfers voor netheid, comfort, locatie, communicatie en prijs-kwaliteit. Om een naam vraagt het niet; reviews die wij van een boekingsplatform overnemen, dragen de naam die dat platform toont.

Een review wordt alleen gepubliceerd als het vakje is aangevinkt dat dit toestaat, en verschijnt niet meteen: elke review komt eerst bij ons ter goedkeuring. Publiceren is publiek in de volle zin — het ingevulde land en de geschreven tekst worden zichtbaar voor iedere bezoeker van de site, dus schrijf ze met dat besef. Het verband tussen een review en de reservering blijft intern en wordt nooit getoond. Eén bericht volstaat en wij halen een gepubliceerde review weer offline.

12. Nieuwsbrief

Bij aanmelding voor onze nieuwsbrief bewaren wij het e-mailadres, de taal waarin is aangemeld, de pagina waarop de aanmelding is gedaan, de versie van de toestemmingstekst die is aanvaard en het moment van die toestemming, en daarna het moment van bevestiging en dat van uitschrijving. Zodra de aanmelding is bevestigd, wordt een persoonlijke kortingscode aangemaakt en bij het abonnement bewaard.

Aanmelden gaat met dubbele bevestiging: het formulier stuurt een e-mail met een bevestigingslink en zolang die niet is aangeklikt, ontvangt de gast verder niets van ons. Een aanmelding die nooit wordt bevestigd, vervalt vanzelf. Elke nieuwsbrief bevat een uitschrijflink en uitschrijven kan op elk moment; wij bewaren de vastlegging dat er is uitgeschreven, zodat er geen nieuwe berichten meer volgen.

13. Bezoekersstatistieken

Voor bezoekersstatistieken op de publieke site gebruiken wij Vercel Web Analytics, van Vercel, het bedrijf dat de website host. Het telt paginaweergaven — de pagina, de site waar de bezoeker vandaan komt, de globale locatie (land, regio en stad), het type apparaat, en de browser en het besturingssysteem met hun versie — zonder cookies te plaatsen en zonder gegevens vast te leggen die de bezoeker identificeren. Een bezoeker wordt alleen herkend aan een kortlevende waarde uit het verzoek zelf, die na 24 uur wordt weggegooid, en wij zien uitsluitend opgetelde cijfers. Daarom vraagt het geen toestemming en valt er in de cookiebanner niets over uit te zetten. In het gastenportaal wordt het niet gebruikt.

Microsoft Clarity laat ons zien hoe bezoekers de publieke site gebruiken, via heatmaps en sessie-opnames. Het draait uitsluitend nadat de bezoeker daar in de cookiebanner uitdrukkelijk mee akkoord is gegaan, en pas dan worden er cookies geplaatst. Weigeren plaatst geen cookies en verandert niets aan de boeking.

De keuze is op elk moment te wijzigen via de link cookievoorkeuren onderaan de pagina. Het intrekken van de toestemming stopt die meting en verwijdert onze eigen Clarity-cookies; de eigen cookies van Microsoft (clarity.ms) worden via de browserinstellingen verwijderd.

14. Hoelang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

de reserveringsadministratie — de boekingsgegevens, de betalingen en het acceptatiebewijs — zolang wij die wettelijk moeten bewaren;
identiteits- en paspoortdocumenten: 30 dagen na het verblijf automatisch verwijderd;
de momenten waarop de gast het gastenportaal opende, de toegangsgegevens zag en het Welcome Book downloadde (sectie 2): bewaard bij de reservering en samen met de andere persoonsgegevens daarin gewist, op verzoek op elk moment;
WhatsApp-berichten (sectie 9): bewaard bij de reservering en samen met de andere persoonsgegevens daarin gewist; de chat en het contact in onze WhatsApp Business-app zolang wij die nodig hebben voor vragen over het verblijf, en op verzoek verwijderd; berichten die via het WhatsApp Business Platform lopen, bewaart Meta alleen om ze te bezorgen, ten hoogste 30 dagen;
de Stripe-verwijzing naar een geregistreerde kaart: binnen 30 dagen na check-out losgekoppeld, tenzij er nog een gedocumenteerde schadeclaim loopt;
serviceaanvragen die zonder reservering via de site binnenkomen: na 90 dagen verwijderd, en na 30 dagen zodra ze aan een reservering zijn gekoppeld, afgewezen of als spam gemarkeerd;
een nieuwsbriefabonnement: zolang het loopt; na uitschrijving bewaren wij het adres samen met de vastlegging van die uitschrijving, zodat er geen nieuwe berichten meer volgen;
een review: zolang die op de site staat, en wij halen hem weg zodra de gast daarom vraagt.

15. Wie de gegevens ontvangt

Wij verkopen persoonsgegevens nooit en delen ze nooit voor advertenties. Wij delen alleen wat nodig is, met:

Stripe, dat de betalingen verwerkt en de kaartgegevens zelf bewaart;
Vercel, onze hostingprovider, die de website en het gastenportaal draait en met Vercel Web Analytics de bezoeken aan de publieke site telt, zonder cookies;
onze e-mailprovider, die de bevestigingen, betaalverzoeken, nieuwsbriefberichten en serviceberichten bezorgt;
Meta (WhatsApp Ireland Limited), dat zolang ons zakelijke nummer aan het WhatsApp Business Platform is gekoppeld voor ons het WhatsApp-nummer van de gast en de berichten met dat nummer verwerkt — ook de berichten die wij vanuit de WhatsApp Business-app versturen;
de AI-dienst die een schermafbeelding van een boeking voor ons uitleest wanneer de host dat hulpmiddel gebruikt (Anthropic), en die daarmee de gegevens ontvangt die op dat beeld zichtbaar zijn;
de leverancier van de deurbelcamera, als zo'n camera in gebruik is, die de beelden van de ingang bewaart en aan ons beschikbaar stelt;
het boekingsplatform waar de reservering vandaan komt, als de reservering via dat platform moet worden afgehandeld;
waar dat werkelijk nodig is: onze verzekeraar, het beheer van Galaxy Residence of een bevoegde autoriteit — bijvoorbeeld voor de gastenregistratie die de Tunesische wet voorschrijft.

Een deel van deze ontvangers verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte: Meta (voor WhatsApp), Stripe, Vercel, Anthropic en Microsoft kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken, op grond van het EU-U.S. Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in hun verwerkersvoorwaarden. Omdat het appartement in Tunesië ligt, gaan de gegevens die voor het verblijf nodig zijn — waaronder de gastenregistratie die de Tunesische wet voorschrijft — ook naar het beheer van de residentie en de bevoegde autoriteiten in Tunesië, voor zover dat nodig is om de reservering uit te voeren (artikel 49, lid 1, onder b AVG).

16. Rechten van de gast

De gast kan op elk moment inzage vragen in de gegevens die wij over hem of haar bewaren, en om correctie of verwijdering vragen. Een bericht aan info@fivestarescape.org volstaat; wij behandelen het verzoek persoonlijk. Waar een wettelijke plicht ons dwingt iets te bewaren — de reserveringsadministratie bijvoorbeeld — laten wij weten om welke gegevens het gaat en waarom. Sectie 17 legt stap voor stap uit hoe de gast gegevens kan laten verwijderen.

De gast kan ons ook vragen de verwerking van de gegevens te beperken of de gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Tegen een verwerking die berust op ons gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van WhatsApp uit sectie 9, kan op elk moment bezwaar worden gemaakt. Waar wij gegevens verwerken op basis van toestemming — de nieuwsbrief of Microsoft Clarity — kan die toestemming op elk moment worden ingetrokken. Wie vindt dat wij de gegevens niet goed behandelen, kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in het EU-land waar hij of zij woont.

Wij verkopen gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en stellen geen profielen op. De enige meting die cookies plaatst is Microsoft Clarity, en die draait alleen na toestemming.

17. Gegevens laten verwijderen

Iedereen van wie wij persoonsgegevens bewaren — gast of niet — kan ons op elk moment vragen die te verwijderen; daarvoor is geen account nodig en het kost niets. Zo werkt het:

stuur een e-mail naar info@fivestarescape.org met als onderwerp "Verwijder mijn gegevens" en vermeld de naam en, als die bij de hand is, de boekingsreferentie (FSE-YYYY-NNNN) of het boekingsplatform en de verblijfsdata, zodat wij de gegevens kunnen vinden;
wij bevestigen dat het verzoek binnen is en stellen zo nodig één vraag om zeker te weten dat het verzoek van de betrokkene zelf komt;
binnen 30 dagen verwijderen wij de persoonsgegevens uit ons reserveringssysteem — de contactgegevens, de berichten, de vastlegging van het portaalbezoek en, als ze er nog zijn, de identiteitsdocumenten — samen met onze chat en het contact in onze WhatsApp Business-app, en laten wij weten wanneer dat is gebeurd;
waar de wet ons verplicht een deel van de reserveringsadministratie te bewaren, bijvoorbeeld voor de boekhouding, bewaren wij alleen dat deel, niet langer dan de wet voorschrijft, en laten wij weten om welke gegevens het gaat; wie op onze nieuwsbrief is geabonneerd, schrijven wij uit, en wij bewaren dan alleen het e-mailadres met de vastlegging van die uitschrijving, zodat er geen nieuwe berichten meer volgen (sectie 12);
ook de klantgegevens en een bewaarde kaart bij Stripe verwijderen wij, en kopieën die onze dienstverleners voor ons bewaren — zoals Meta voor berichten die via het WhatsApp Business Platform liepen, of onze e-mailprovider — worden eveneens verwijderd of vervallen volgens hun bewaartermijnen; gegevens die anderen onder eigen verantwoordelijkheid bewaren — het boekingsplatform, de betaalgegevens die Stripe moet bewaren of het eigen WhatsApp-account — worden via hen verwijderd, en wij laten weten waar de betrokkene daarvoor terechtkan.

Een bedrijf dat via onze app "FSE Property Tool" een WhatsApp-nummer heeft gekoppeld, kan die koppeling zelf verwijderen in de Facebook-instellingen onder Zakelijke integraties. Om de gegevens te laten verwijderen die onze app via die koppeling heeft ontvangen, volstaat een e-mail naar info@fivestarescape.org met als onderwerp "Verwijder mijn gegevens", de naam van het bedrijf en het gekoppelde WhatsApp-nummer; binnen 30 dagen verwijderen wij die kenmerken en laten wij weten wanneer dat is gebeurd.

18. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over de gegevens die wij bewaren? Stuur ons een bericht — wij antwoorden in het Engels, Frans en Nederlands.

Five Star Escape, geëxploiteerd door Adoudi Kamer van Koophandel (KvK) 75097346, Dordrecht Appartement: Galaxy Residence / Doret El Menzah 9C, Tunis, Tunesië

E-mail: info@fivestarescape.org Website: fivestarescape.org